Gmailを使ってすべてのメールを一元管理する方法

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今やコミュニケーション手段のメインはメールやチャット、SNSなどのWeb上になっていますが、しばらくするとメールアドレスや返信の管理が大変になってきます。

そこで、サーバーのWebメールに送られてくる「受信メールチェックから返信」までの流れをすべてGmail上で完結させる方法をご紹介します。

Gmailはアプリを使ってモバイルでも簡単にチェックすることができるため、連絡に対するレスポンスも上がります。

複数のメールアドレスにたくさん送られるようになった連絡を一元管理するととても楽ですので、ぜひ設定してみてください。

 

 

Gmailを使ってすべてのメールを一元管理する方法

今回はエックスサーバーを例として取り上げています。
エックスサーバーに申し込む

 

1.メールアドレスを取得する

①エックスサーバーのサーバーパネルにログイン
エックスサーバーへログイン

Xserver1

 

②メールアカウント設定

Xserver2

 

③どのドメインでメールアカウントを取得するか選択

Xserver3

 

④新規メールアカウント作成完了
メールアカウント⇒任意のメールアドレス文字列を入力
パスワード⇒任意のメールアカウントパスワードを入力
容量⇒メールボックスに使用する容量(あとから変更できるので300MBで良い)
コメント⇒メールアカウント毎に自分用のコメントを入れておくことができる

Xserver4

 

 

2.転送設定をする

転送設定をしておくと、サーバーが受信したメールをGmailにすべて転送することができます。
毎回サーバーのWebメールアカウントにログインする必要がなくなります。

 

①転送させたいメールアドレスの「転送」をクリック

Xserver6

 

②転送先アドレス入力
転送先アドレスにはGmailのメールアドレスを入力しましょう。
サーバーのメールアカウントに届いたメールが、すべて指定したGmailアドレスに転送されます。

Xserver7

※メールボックスに残すかどうかの設定
「残す」⇒サーバーのメールアカウント上にもすべての受信メールが残ります。
「残さない」⇒転送に失敗した場合でも、サーバーのメールアカウント上に受信メールが残りません。

 

 

3.Gmail側から送信設定をする

上記転送設定をすると、受信したメールがGmailの指定アドレスに転送されるようになります。
このまま返信すると、相手からすると知らないGmailアドレスから返信されてくる形となってしまいます。
ですのでGmail上で送信設定をし、「受信⇒返信」の一連の流れをすべてGmail上で完結させることができるようにしておきます。

 

①歯車マークから「設定」をクリック

Gmail1

②アカウントとインポート

Gmail2

 

③メールアドレスを追加

Gmail3

 

④メールアドレスを追加していく
名前・・・メールを送った際に相手側に表示させたい自分の名前を入力
メールアドレス・・・先ほど1-④で取得したメールアドレスを入力
エイリアス・・・チェックをはずしておくと良い

Gmail4

※参照 ⇒ 「エイリアスとして扱います」の設定について

 

⑤エックスサーバーの情報を入力
SMTPサーバー・・・送信メール(SMTP)サーバーの欄を入力(下記画像参照)
ユーザー名・・・1-④で取得したメールアドレスを入力
パスワード・・・1-④で作ったパスワードを入力
ポート・・・「587」を選択

Gmail5

 

1-④の画面で「メールソフト設定」を選択し、入力情報を確認してください。↓

Xserver5

※参照 ⇒ エックスサーバーのメールソフト設定

 

⑥確認コードを入力
サーバーで作成したメールアドレス宛に確認コードが送信されてきます。
転送設定をすでにしているので、Gmail宛にも送信されてきます。
今回は送られてきた確認コードを入力しましたが、送られてきたメール内のリンクをクリックしてもOKです。

Gmail7

 

Gmail6

これで送信設定は終了です。

 

 

4.Gmailからサーバーを経由させ返信してみる

【From】の部分に先ほど送信設定したメールアドレスが表示されるようになっているので、返信する際はこちらを選択し送信してください。

これでGmail上から返信しても、相手からするとサーバーのメールアドレスから送られてきた状態となります。

Gmail8

 

これで受信⇒返信のすべての工程がGmail上で完結できるようになりました。

とてもメール管理が楽になり効率が良くなりますし、確認漏れも少なくなります。
ぜひ設定してみてください。

 

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